Manual de etiqueta para investigar en archivos españoles…

En la última publicación “10 consejos para investigar en un archivo histórico y no morir en el intento”, te compartí una serie de consejos generales orientados, principalmente, a organizar con antelación tu visita al archivo. En el día de hoy te voy a proporcionar una serie de pautas de trabajo, que a modo de manual de etiqueta, te van a orientar al momento de realizar la consulta de aquellos documentos seleccionados para tu investigación. 

¿Cuáles son las pautas que debemos tener en cuenta para nuestra visita presencial? En el caso de las instituciones pertenecientes al sistema de Archivos españoles, estas se encuentran detallados en un documento común titulado “NORMAS PARA EL ACCESO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS ESTATALES” podés acceder al mismo en el siguiente link: http://pares.culturaydeporte.gob.es/dam/jcr:b27b4ae9-0093-49c4-acc3-7e2c7d4a9685/normas-acceso-sala-nuevo.pdf

A continuación, vamos a enumerar aquellos requisitos, de orden práctico, que son fundamentales para tener una estancia de investigación placentera y sin problemas: 

  1. Tené siempre presente que a la sala de consulta sólo se podrá acceder con un lápiz y una hoja de papel, o bien con el ordenador; el resto de los objetos personales serán dejados en las taquillas o casilleros asignados a cada investigador. Un dato que no es menor a tener en cuenta es asegurarse de tener en silencio tu teléfono y con las alarmas desconectadas, no sería muy agradable que te llamen la atención porque tu celular comenzó a sonar sin parar. Si te preguntás por qué para el acceso a sala sólo se permite el lápiz y papel, esto es por motivos de seguridad (para evitar sustracciones de documentos) y de conservación. 
  1. Es importante considerar que hay un límite de consulta de documentos por día, que varía de un Archivo a otro y está establecido por reglamento interno. No te olvides de preguntar cuál es el límite en cada archivo que visites. 

Ahora sí, una vez que los documentos ya están en tus manos, procura:

  1. Respetar el orden en el que los documentos te fueron dados, y recordá devolverlos en la misma disposición. 
  1. Consultar una unidad de instalación por vez, no solicites todo el material de una sola vez, pues por reglamento esto no está permitido Y LLEVARÍA A DESORGANIZACIÓN. 
  1. No apoyes ningún objeto sobre los documentos, tampoco escribas arriba de los mismos ni los calques, etc. Recuerda que todo daño producido en las unidades documentales será responsabilidad tuya e impactará directamente en el derecho de otras personas a la consulta de los mismos. 
  1. Ten en cuenta que no siempre se te brindarán los documentos originales para la consulta, si los mismos se encuentran microfilmados o digitalizados, se te darán esos en primera instancia. Sin embargo, existe la posibilidad de acceder a los originales previa solicitud a las autoridades de la institución. 
  1. Recuerda también que existen limitaciones de acceso de aquellos documentos originales que se encuentren, por ejemplo, en proceso de restauración, o que estén alcanzados por la ley de protección de datos. 
  1. Si la investigación no se agotó en el día, se puede solicitar la reserva de los documentos para el día siguiente. 
  1. No te olvides que ante cualquier duda podés contactarte con el servicio de referencia del archivo.
  1. Por último, es importante que sepas que no es posible digitalizar in situ la documentación consultada, ya que la institución cuenta con su propio servicio de reprografía. En el caso de los archivos estatales de España, este servicio tiene un costo y un tiempo de demora. A esta arista se le suma otra complejidad que está relacionada con la publicación y los derechos de autor, en caso de querer publicar los documentos descargados de PARES, hay que tener en cuenta que “La difusión de la información descriptiva y de las imágenes digitales de este documento ha sido autorizada por el titular de los derechos de propiedad intelectual exclusivamente para uso privado y para actividades de docencia e investigación. En ningún caso se autoriza su reproducción con finalidad lucrativa ni su distribución, comunicación pública y transformación por cualquier medio sin autorización expresa y por escrito del propietario.” Estas mismas limitaciones se aplican a los documentos consultados in situ. 

Si esta información te resultó de utilidad o creés que a alguien más le puede resultar de ayuda, no dudes en compartirla y difundirla! 


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